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Ayton - Chateau de Chantilly

Beratung und Software

Das Gesundheitswesen in den Niederlanden ist schon seit Jahren von zunehmendem Kostendruck, steigender Komplexität, Ressourcenknappheit und verstärkten Wettbewerb geprägt. Diese Entwicklungen hatten - und haben immer noch - gravierende Auswirkungen auf die Einsatzplanung von Pflegepersonal. Bereits 1996 konnte Ayton die wachsenden Herausforderungen mit Hilfe integrierter Softwarelösungen beherrschbar machen. Seitdem unterstützt Ayton viele Krankenhäuser und Organisationen in der Alten-, Jugend- und Behindertenpflege in den Niederlanden mit ihrer im eigenen Unternehmen entwickelten Software, einschließlich eines Moduls für die Finanzplanung. Die Softwareimplementierung wird von unseren Berater/innen intensiv betreut. So erreichen wir strukturell positive Ergebnisse. Außerdem können wir so die Mitarbeiterbindung und die Kundenzufriedenheit steigern und zugleich die Kosten für die Personaleinsatzplanung senken. Heute ist Ayton einer der führenden Akteure in den Niederlanden. Und nun unterstützen wir auch Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen in Deutschland.

Ayton bietet Beratung und Personalplanungssoftware, die Kapazitätsplanung, Dienstplanung und Flexplanung integriert. Mit dem Angebot wird ein effizienter und effektiver Personaleinsatz ermöglicht, auf Wunsch vollständig mit einer integrierten Klientplanung oder Kinderbetreuungsplanung.

Bedarfs- und finanzgesteuertes Planungssystem

Die Ayton-Planungssoftware ist vollständig bedarfs- und finanzgesteuert und geht von Menschen, Stunden und Geld aus. Kosten werden daher dort gebucht, wo sie entstanden sind. Der größte Vorteil unseres Planungsprogramms ist eine Echtzeit-Übersicht über die Besetzung, die geleisteten Stunden, Erträge und Kosten. Darauf können Sie rechtzeitig und vor allem verantwortungsvoll reagieren. Es ist unsere Ambition, zu einer guten und günstigen Pflege und Betreuung beizutragen. Mit Software, mit der Sie verantwortungsvoll nach Bedarf planen, flexibilisieren, Dienste austauschen und Einsätze verwalten können. Für die dafür notwendigen Veränderungsprozesse stehen wir Ihnen beratend zur Seite.

Uber Ayton

Beratung und Software

Ayton bietet Beratung und Software für einen effizienten und effektiven Personaleinsatz an. Nach Wunsch kann die Software vollständig in eine Klienten- oder Kinderbetreuungsplanung integriert werden. Ayton entwickelt seit rund 17 Jahren Angebote für Planungsprozesse in den Bereichen Pflege, Gesundheitswesen und Kinderbetreuung. Dem liegt eine besondere Vision zugrunde: der Einsatz von Mitarbeiter/innen, das Angebot, ändert sich mit dem Bedarf. Das Grundprinzip dafür ist eine ausgeklügelte Flexibilisierung des Personaleinsatzes. Diese Vision wurde in der Ayton-Software verankert. Damit werden die Speicherung und die Wiedergabe aller gesammelten Daten und Änderungen garantiert. Software, die Kapazitätsplanung, Dienstplanung, Flexplanung und Überwachung integriert.

Software mit Ambition

Die Ayton-Software ist das Herz der Ayton-Organisation. Hier kommen die Ayton-Vision, die jahrelange Erfahrung und der Einsatz modernster Technologien zusammen chateau de chantilly . In einem fortlaufenden Prozess führen diese Zutaten immer wieder zu neuen, innovativen Lösungen. Diese Ergebnisse können zu einer guten und günstigen Pflege und Betreuung beitragen. Genau das ist der Anspruch von Ayton. Mit dieser Motivation hat Ayton als erstes und einziges Unternehmen ein Planungssystem entwickeln können, das vollständig bedarfs- und finanzgesteuert ist. Ayton ist daher bereits seit Jahren Marktführer bei der Flexibilisierung des Personaleinsatzes.

Alle Ayton-Auftraggeber können sich also auf bewährte Technologie und jahrelange Praxiserfahrung der Ayton-Berater verlassen. Zudem werden Auftraggeber von einem professionellen Ayton-Team aus Kundenbetreuern und Projektmanagern unterstützt. Und in der täglichen Praxis finden sie in der Ayton-Serviceabteilung Rat.

Verantwortungsvoll planen

Die Software und Beratung von Ayton stehen ganz im Dienste der Organisationen, in denen sie eingesetzt werden; es sind Mittel, mit denen die Organisationen im Bereich Pflege und Kinderbetreuung verantwortungsvoll planen, flexibilisieren sowie Besetzung und Kosten verwalten können. Verantwortungsvoll, weil Ayton eine Verwaltung auf der Grundlage von Echtzeit-Übersichten bei Besetzung, Arbeitsstunden geleistete Dienststunden, Erträgen und Kosten ermöglicht. Verantwortungsvoll auch, weil es den Mitarbeiter/innen mit eigenständiger Planung ein hohes Maß an Eigenregie ermöglicht. Das leistet für alle Mitarbeiter/innen einen wesentlichen Beitrag zum gewünschten Ausgleich von Arbeit und Freizeit. Über das interaktive Mitarbeiterportal kann jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin von zuhause aus selbst planen, Dienstpläne und Urlaubstage einsehen, aber auch die Verfügbarkeit aktualisieren, Dienste annehmen und untereinander tauschen. Alles das in einem Basissystem, das alle Informationen in Echtzeit zur Verfügung stellt.

Marc Huizer

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Allgemeiner Geschäftsführer

Ayton hat in den letzten 17 Jahren ein enormes Wachstum erfahren, sowohl qualitativ als auch quantitativ. Eines der bedeutendsten Dingen ist für mich dabei die Arbeit mit einem Team aus möglichst unterschiedlichen Menschen in unserer Organisation. Das ist eine bewusste Entscheidung. Ich bin davon überzeugt, dass dies der Kreativität in unserer Organisation zugute kommt und man sich auf diese Weise gegenseitig inspiriert. Weil jeder und jede aus seiner und ihrer eigenen Perspektive auf die Dinge blickt. Ayton heißt nicht zufällig so; abgeleitet vom Namen Achnaton, steht es noch immer für den „anderen Blick auf die Wirklichkeit und das Suchen nach Antworten, die dort ihren Ursprung haben“. Dies führt schon seit Jahren zu schönen, unerwarteten Innovationen bei unseren Produkten und Dienstleistungen. Ich erlebe diese Dynamik täglich, und das macht für mich die Zusammenarbeit hier bei Ayton zu einer faszinierenden Herausforderung.

Sicherheit

Ayton legt großen Wert auf den Schutz Ihrer Daten. Alle Daten und Anpassungen im Zusammenhang mit der Personalplanung gehen immer mit vertraulichen Daten einher, die gut geschützt werden müssen. Ayton unternimmt daher alles, um den Sicherheitsaspekt sowohl in der Software selbst als auch in der Umgebung, in der sie läuft, zu verankern. Die Bedeutung der Sicherheit steht bei Ayton bei jeder Software-Implementierung und entsprechenden Verfahren ganz oben. Genauso wichtig ist es aber für Ayton, dass alle unsere Mitarbeiter/innen in allen Phasen der Implementierung und des Software-Einsatzes sorgfältig und verantwortungsvoll mit Ihren Daten umgehen. Alle Ayton-Mitarbeiter/innen verfügen daher über ein VOG (Führungszeugnis).

Die Entwicklung der Aysist-Anwendungen erfolgt bei uns vor Ort. Eine Kombination aus vielen technischen Einrichtungen ermöglicht uns die Gewährleistung eines sehr hohen Sicherheitsniveaus. Es spricht für sich, dass wir die aktuellsten technologischen Entwicklungen in diesem Bereich genau verfolgen und, wo nötig, in unsere Software integrieren. Natürlich erfüllt Aysist auch die Norm NEN 7510 und arbeitet mit SSL und HTTPS. Ayton lässt die IT-Sicherheit von Aysist® und die zugrundeliegende Infrastruktur regelmäßig unter anderem von Madison Gurkha B.V. untersuchen.

Auch bei der Software-Anwendung, dem Hosting sowie der Installation vor Ort oder einer Kombination aus beidem, wird optimale Sicherheit angestrebt. Die Schnitstellen mit anderen bereits vorhandenen Systemen wurden vielfach zertifiziert und standardisiert.

Alle Implementierungen werden in Projekten durchgeführt. Dabei werden die Grundprinzipien von Prince2 eingehalten (Beginn, Realisierung und Abschluss von Projekten mit eindeutiger Zielsetzung).

Die Aysist-Software ist sehr benutzerfreundlich. Um sie mit optimalem Gewinn zu nutzen, ist eine gute Abstimmung untereinander, eine optimale Einrichtung, eine solide Verwaltung und gute Wartung notwendig. Daher erarbeiten wir mit jedem Auftraggeber sorgfältig und schrittweise eine gut organisierte funktionale Anwendungsverwaltung.

In allen Fällen tragen die neuesten technologischen Anwendungen und die Sorgfältigkeit unserer Mitarbeiter/innen zum Schutz Ihrer Daten bei.

Qualitat

Die Sicherheit Ihrer Daten ist eng mit der Qualität unserer Produkte und Dienstleistungen verbunden. Mit anderen Worten, die Software muss „einfach funktionieren“ und Sie müssen sich auf die Fachkenntnis der Ayton-Berater/innen verlassen können. Um dauerhaft höchst mögliche Qualität anbieten zu können, stellt Ayton hohe Anforderungen an die Softwaretechnik und das Niveau der Ayton-Mitarbeiter/innen. Aber auch das Projektmanagement durch Ayton muss strenge Qualitätsanforderungen erfüllen. Dies ist für uns selbstverständlich und wir stellen es gerne genauer vor, denn es sind keine leeren Versprechen.

Produkte und Dienstleistungen mit Ayton-Qualität

Spezialisierte Ayton-Mitarbeiter/innen

Die Berater/innen und Projektmanager/innen von Ayton haben umfangreiche Erfahrung im Bereich der Kapazitätsplanung, Dienstplanung und Flexibilisierung im Betreuungswesen. Um den Kenntnisstand aktuell zu halten, nehmen die Ayton-Berater/innen und Projektmanager/innen an internen Intensivschulungen im Bereich Kommunikation und Anwendungs- und Methodenentwicklung teil. Alle Berater/innen und Projektmanager/innen verfügen über ein VOG (Führungszeugnis) und von allen Berater/innen und Projektmanager/innen ist ein Lebenslauf erhältlich.

Einführungsfilme zum Online-E-Learning

Für Ayton ist es wichtig, dass Benutzer alle Möglichkeiten der Software optimal nutzen können. Daher wurden Online-Einführungsvideos entwickelt, die jeder Auftraggeber erhalten kann. Dieses online verfügbare E-Learning-Einführungsmaterial besteht aus schrittweisen Einführungen mit praxisorientierten Erläuterungen. Die Filme richten sich an neue Benutzer und an Benutzer, die zu Hause jederzeit noch einmal nach sehen möchten, was in den Schulungen erklärt wurde.

Sorgfältiger Implementierungsablauf

Servicevertrag

Der Service von Ayton erstreckt sich auch bis nach dem Erwerb und der Implementierung der Software. Dem liegt ein Servicerahmenvertrag zugrunde. Der Service umfasst die Softwarewartung und Unterstützungsaktivitäten. Die Softwarewartung gewährleistet die Verfügbarkeit, die funktionale Entwicklung und die Wartung der Aysist®-Anwendungssoftware. Die Unterstützungsaktivitäten umfassen eine Servicedesk-Unterstützung erster und zweiter Linie sowie ein Servicemanagement für die (Service-)Kontoverwaltung.

Servicedesk

Der Ayton-Servicedesk unterstützt den Auftraggeber bei Fragen und Problemen rundum die Verwendung der Anwendungssoftware. Der Servicedesk ist telefonisch, über E-Mail und über das Webportal erreichbar. Die Kontakte mit dem Servicedesk erfolgen nach festgelegten Verfahren, wobei jede Meldung in Form eines Tickets registriert wird. Die akkurate Behandlung aller Tickets wird genau überwacht.

Serviceportal

Ayton hat Anfang 2013 ein neues Webportal für alle Auftraggeber angeboten. Über eine benutzerfreundliche Weboberfläche kann der Auftraggeber u. a. Vorfälle melden, Änderungsanfragen stellen und die Entwicklung seiner Mitteilung verfolgen.

Servicemanagement

Die Servicemanager/innen stellen eine wichtige Verbindung zwischen Ayton und den Auftraggebern dar. Sie sind die Kontaktpersonen für Qualität, Pünktlichkeit, Vollständigkeit und Korrektheit der Dienstleistung. Wenn es nötig ist, sorgen die Servicemanager/innen dafür, dass für die Dienstleistung und die Lieferung der Software eindeutige Vereinbarungen getroffen werden. So können gegenseitige Erwartungen gut aufeinander abgestimmt werden.

Funktionale Anwendungsverwaltung

Die Aysist-Software ist sehr benutzerfreundlich. Um sie mit optimalem Gewinn zu nutzen, ist eine gute Abstimmung untereinander, eine optimale Einrichtung, eine solide Verwaltung und gute Wartung notwendig. Daher erarbeiten wir mit jedem Auftraggeber sorgfältig und schrittweise eine gut organisierte funktionale Anwendungsverwaltung. Dies ist sowohl in der Implementierungsphase wichtig als auch für einen erfolgreichen Betrieb der Aysist-Software.

Uneree Auftraggeber

Ayton-Software und Beratung in der Praxis
Einige Beispiele aus der täglichen Praxis. Auftraggeber berichten von ihren Erfahrungen mit der neuen Planungsumgebung. Nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf, wenn Sie an weiteren Beispielen interessiert sind.

De Binnenvest
Die Leidener gesellschaftliche Betreuungsorganisation De Binnenvest hat sich für Ayton entschieden, um den Planungsprozess mit Aysist-Software zu automatisieren und die Planungsstrategie gemeinsam zu entwickeln. Bart Noort, Projektmanager bei De Binnenvest über diese Entscheidung: „Wir möchten als gesellschaftliche Organisation eine immer bessere Hilfestellung und Betreuung anbieten können, und das auch auf lange Sicht. Dazu ist die Konzentration auf Qualität und Effizienz erforderlich; Ayton versteht den Bedarf und bietet an, was benötigt wird“.

Laurentius Krankenhaus
Aysist DienstPlan als festlicher Anlass? Sicher! Das Laurentius-Krankenhaus hat mittlerweile den ersten Monatsabschluss hinter sich, für den die Entlohnung aller 1900 Mitarbeiter/innen mit DienstPlan automatisiert durchgeführt wurde. Gemeinsam mit Ayton haben Mitarbeiter/innen im Planungsbüro nach dem Live-Einsatz von DienstPlan Endes des vorherigen Jahres das System vollständig eingerichtet und es wurden alle geleisteten Dienststunden in DienstPlan registriert. Und das ganz nach Plan.

Leekerweide
Dorien Hoogland, Clusterleiterin von Leekerweide über die Rolle von IT im Pflegeprozess: „Planungssoftware macht Schwachstellen im Pflegeprozess sichtbar“. Leekerweide hat zusammen mit Ayton ihre Dienstplanung neu eingerichtet und mit Aysist-DienstPlan automatisiert. Die Pflegeeinrichtung wird mit dem Basisdienstplansystem arbeiten und alle Mitarbeiter/innen erhalten über das Aysist-Mitarbeiterportal einen Online-Zugang zu ihrer Planung.

Stiftung Philadelphia Plege
Am Donnerstag, den 10. Juli, unterschrieb die Stiftung Philadelphia Zorg den Vertrag mit Ayton für die landesweiten Anschaffung und Implementierung der Aysist®-Planungssoftware. Die Aysist-Software unterstützt den gesamten Planungsprozess für alle 5800 Mitarbeiter/innen mit Aysist; von der Kapazitätsplanung bis zur Regelung von Ersatzdiensten. Über das Abteilungsportal und das Mitarbeiterportal hat die jeweilige Leitung Zugang zur Planung. Mit Aysist Mobile wird der Online-Zugang künftig weiter verbessert.

Koraal Groep
Nach Pilotphase bei De La Salle am Beginn eines neuen Planungsprozesses in allen 11 Stiftungen von Koraal. Ayton wird nun alle 11 Stiftungen der Koraal Groep mit der Einrichtung ihres Planungsprozesses auf Basis der Kapazitätsplanung unterstützen. Dabei geht es um ein hohes Maß an Flexibilisierung. Ayton beginnt zugleich mit der Implementierung und der Einrichtung der Softwareteile KapazitätsPlan, DienstPlan, FlexPlan, ManagementPlan und dem Mitarbeiterportal, damit alle Daten gesichert und für die Echtzeit-Überwachung verfügbar werden.

Vitalis Woonzorg
„Investieren in ein Klima von Einsparungen scheint etwas Widersprüchliches zu sein, aber wir tun dies ganz bewusst und unser wichtigstes Ziel ist die Qualitätsverbesserung “, sagt Nico van Dongen, Direktor für Innovationen und Projekte von Vitalis WoonZorg. „Effizienz kann man nicht kaufen, man muss sie ermöglichen. Das tun wir gemeinsam mit Ayton.Wir wussten, dass wir klüger und effizienter planen, besser überwachen und flexibilisieren mussten. Ayton hat die Software dafür. Aber was noch viel wichtiger ist, sie haben die Menschen mit der Fachkenntnis und der richtigen Vision für unsere Ambitionen".

Königliche Kentalis
„Bottom-up: jeder Region entscheidet selbst, wie und mit welchen Mitteln“. Die Pflegeeinrichtung Königliche Kentalis hat sich für die Methode und die Software von Ayton entschieden, um die Planungsorganisation zu erneuern und effizienter zu gestalten. „Angesichts der Möglichkeiten und Erleichterungen der neuen Arbeitsweise und durch die Software, sind wir davon überzeugt, dass die Regionen diesen Vorteil schnell nutzen möchten“, so Nienke Eisenloeffel, Vorsitzende des Projektmanagementteams von Kentalis.

IJsselheem
Tieno van der Velde, Abteilungsmanager IT & Automatisierung von IJsselheem über die Entscheidungsfindung: „Ein Ziel hatten wir klar vor Augen: Erhöhung der Produktivität und der Qualität. Wir haben nach Menschen und Mitteln gesucht, die uns helfen können, dies zu erreichen. Wir suchten also Fachkenntnis bei Veränderungsprojekten und Planungsmethoden sowie ein System zur automatisierten Planung und Stundenverwaltung.“ Renate Rikels, Senior-Einkäuferin bei IJsselheem, ergänzt: „Die Suche gilt dann also Experten, die uns als Organisation auf dem Weg zu unserem Ziel begleiten können. Wir wissen, was wir wollen, aber nicht, wie wir es erreichen können".

Iriszorg
„Der Erwerb eines Automatisierungssystems für die Personalplanung ist eine Sache, aber der effiziente und effektive Einsatz des Systems ist ein Prozess für sich. Diesen Prozess haben wir zusammen mit Ayton umsetzen können.“ Seiner Auffassung nach spielt die Entwicklung einer neuen SLA-Formel dabei eine wichtige Rolle. IrisZorg und Ayton haben den vorhandenen SLA (Service Level Agreement) durch eine neue Form der Zusammenarbeit ersetzt", sagt Rob van Renen, Interim-Abteilungsleiter IT von IrisZorg.